交换名片体现了双方感情的沟通，表达了愿意交往下去的意愿。交换名片的礼节，主要体现在交换名片的顺序上。一般是地位低者、晚辈或客人先向地位高者、长辈或主人递上名片，然后再由后者予以顺赠。若是上级或长辈先递上名片，下级或晚辈也不必谦让，礼貌地用手接过，道声“谢谢”，再予以回赠。
1.接收名片时的礼貌
客人来访，递给你一张名片，可是你却看不懂名片上的字，或不知道该怎么称呼对方的姓时，该怎么办呢？
你应该毫不迟疑，而且很有礼貌地向对方请教：“真是抱歉，请问您贵姓，该怎么读才对？”
如果碍于情面，迟迟不敢发问，以致念错，反而会让对方见怪，或使对方不高兴，这样就更不好了。
还需注意的是：请教完读法之后，除了致谢之外，还要复诵一次，以使对方明白你真的会念了。这样才能在彼此之间建立起良好的关系。
收到名片之后，你的下一步该做什么呢？
一般说来，名片代表自己的面子或身份地位。所以在接到别人递来的名片时，一定要好好处理，切不可疏忽大意。首先，接名片，不可用单手，更不可用手抚摸名片表面，而应用双手接过，并以不低于胸部的位置收下。之后，为了在与对方谈话时不忘记对方姓名，可将名片置于桌边眼睛可以看到的地方，以便在需要时看一眼名片。另外，绝不可把对方的名片当做记事簿来使用，譬如在客人面前，用其名片背面记载谈话重点或其下次来访日期等，这样是很不礼貌的，也会使对方有被轻视的感觉。最后，等客人临走的时候要将名片拿在手上，或收妥，而不可依然摆在桌上。
2.学习记客人的名字
当一位客人面带微笑地向你说：“昨天非常感谢您的帮忙！”
可是你绞尽脑汁却怎么也想不起他的姓名、身份，更无法出口称呼对方，于是不得已，只好硬着头皮说：“对不起，请问先生尊姓大名？”可想而知，此话一出口，你一定会发现对方脸上的笑容即刻“冻结”在嘴边，整个人愉快的心情都被破坏了。这样的场面会令双方都很尴尬。
你有没有碰到过这种令你下不了台的情况？由于你平时的粗心大意，使对方在一瞬间变得恼火。这时候他心里也许在想：“真是的！我的名字都没记起来，前几天我们还在一起谈得很愉快，才几天就忘了。太差劲了！”
某公司的董事长曾讲起他的一段亲身体验：我的一个朋友以前是某公司的职员，后来辞掉了那家公司的工作，考进另一家公司去工作，我就抽空去他的公司庆贺了一番。后来因为事忙，没有再联络。前几天因为公司的业务关系，有机会到他的公司附近。于是就顺便再去看他。那公司传达室小姐见到我，还没等我自我介绍，就笑着叫出了我的名字：“你是P公司的董事长钟先生吗？”当时我听了真的很高兴，心中充满了亲切感。见到我那朋友，就不免说道：“啊，你真幸运，换到一家好公司，将来一定前途无量！”
所以，接待客人要想应对得体，第一步便是要记住对方的姓名，并能读准对方的姓名。因为，姓名是一个人的代表，也是与人合为一体的。譬如公司里有和你同姓的，你会对这同姓的人特别感兴趣，或者攀攀交情，这就可以证明每个人都对自己的名字关心，并且敏感。
如果是已经见过好几次面了，对方却还支支吾吾地叫不出你的名字，这明显表示对方根本没有把你放在眼里，根本不关心你，因此使你不愉快的情绪油然而升。倘若工作上再常常和对方接触的话，有了这种不愉快的经历，与对方接洽的事情也会进行得不那么顺利。
究竟要怎样才能把别人的名字记牢呢？有人天生具有记人名字的本事，见过一次就能记住。有人见了多次也记不住。这固然跟各人的聪明才智有关，但是，如果记住别人的名字对你的工作有很大影响的话，就不能拿“我没有记别人名字的本事”这句话来做借口。事实上，能过目不忘很快记住别人名字的人，一定在暗中下过不少功夫，而非是其有特别的才能或特别的聪明。
下面介绍几种记人姓名的方法：
（1）和对方交换过名片面谈后，可在名片背面记下彼此见面的日期、地点、商讨事宜、介绍者以及对方的容貌特征（如胖瘦、有无戴眼镜、眉毛浓淡等），以作为日后回忆的线索。
（2）一面谈话，一面利用机会把对方的名字多叫几遍，如：“钟先生的意思我明白了。”“那么这件事我明天一定给钟先生打个电话。”……尽量在谈话中把对方的名字叫出来，这样很自然的就加深了印象。
（3）如果不能与客人当面交谈，则可在自己心中，反复默念。
（4）每隔一星期，就将客人来访的情形，做一次重点摘记，好让自己回忆起客人的容貌特征、谈话内容，以加强记忆。如此相隔数月，这位客人再出现时，你便可脱口叫出对方的姓名、身份了。
（四）如何致意
1.打招呼
打招呼是两个已经认识的人见面时的礼节。一天中首次见面，或一次活动中初遇，应问好。对方主动问好时，一定要回应。参加大型活动时因人数众多，也可与主人握手后，同其他人点头致意，不必一一握手。在办公楼或是在公共场所遇见熟人时，点点头或是笑一笑，就是打招呼的一种方式。在人多、拥挤的地方打招呼，最好是笑一笑或招招手为礼。在公共场所，大声呼名唤姓是一种粗俗的表现，最普遍的招呼是说一声：“您好！”当别人向你打招呼说“您好”的时候，你应立即回答“您好”，或者说“谢谢”。工作中，遇见熟面孔但又想不起对方的姓名时，也应该说一声“您好”。即使是一面之交途中相遇，也得互相打招呼。打一个普通的招呼总比失礼好。但绝不可以目光对视，然后转开不理睬对方，这样做很失礼。在社交场合中，经常有人因不重视打招呼而被认为是傲慢无礼的人，或因此失去很多朋友，早晨的打招呼是一天工作情绪和干劲的开端，要积极主动地给予对方以明朗的招呼。早上的问候礼节是公司员工上班时的头等礼节，切莫忽视它。
打招呼是构成人际关系的重要内容。一双能正视对方的坦诚的眼睛，一副面带微笑的面容以及声音爽朗地向人打招呼，是一个成功员工应具备的素质。参加外国人举行的活动，到达或离开时均应主动与主人打招呼，在外交场合遇到过去熟悉的外国朋友，一般不要匆忙前去打招呼，待对方主动表示后再作相应表示。日常生活中，与熟悉的外国人见面，应互致问候，酌情寒暄。
打招呼的礼节有一个约定俗成的习惯，即男士应先向女士打招呼，年轻人先向年长者打招呼，下级先向上级打招呼，年轻女性先向比自己年纪大得多的男性打招呼。即使有时你比对方年长，那么主动打招呼也于你无损，只会增加一份友情。
与多人打招呼要遵照先长后幼、先女后男、先疏后亲的原则。
在社交场合，人们听到别人亲切得当的称呼，能使双方产生心理上的相容，交际就会顺利、愉悦。
2.体语式
体语式指的是单纯使用面部表情和身体姿势等作致意的方式，最常见的是微笑和点头。一般来说，女士们多用这种方式，具有稳重、端庄的效果。有时遇到相识的朋友但距离较远时，一般举起右手打个招呼（不要大声喊），并点头致意，戴帽子的男士与对方见面时也可以施脱帽礼，即摘帽点头致意，离别时再带上帽子。
（五）鞠躬礼鞠躬礼是比较重的礼节，在现代生活中，可以说是最重的礼节之一。它主要用于喜庆、哀悼的仪式中，在正式社交场合也有使用。
在追悼会上，向遗体告别要行三鞠躬，也称最敬礼。鞠躬应先脱帽，身体呈立正姿势，目光正视，上体向前下方弯曲。在结婚典礼上，新人要向家长、主婚人、来客等三鞠躬。
一般地，一鞠躬可以微微一弯，也可以成45度，弯曲度越大，礼节越重。一鞠躬常用于晚辈见长辈、学生见教师、演讲者对听众、表演者对公众等情况。
日本礼节较重，鞠躬礼常用，遇到对方行鞠躬礼时，应当还以鞠躬礼。
在行鞠躬礼时，应当表情适当，身体稳重，目光专注。
（六）迎宾注意事项
到车站、机场、码头迎接客人，如果客人是首次前来，又不认识，接待者应根据其发来的电信的人数特征等，主动上前打听，主动自我介绍。迎接大批客人，要打出特定的标志，以便客人前来接洽。
事先约定时间的会见、会谈，客人到达时，根据客人身份的高低、熟悉的程度等不同情况，主人可以在大楼门口迎候；也可以在会客厅门口迎接，由主人的秘书到大门口引至会客厅。如需合影，宜安排在宾主握手之后，也可安排在会谈结束之时。送客时，主人送至车前或门口握别，目送客人离去后退回，秘书应为客人开关车门。
（七）客人座次及敬茶顺序
引客人进入会客厅后，让客人坐上位，然后敬茶。会客厅的座位，习惯上离门口远的位置为客座，长沙发为客座。敬茶须先远后近。如拜会者为十多人或数十人的团体，则主客双方可分为左右两方，按身份高低顺序就座。
（八）参加宴会时的礼仪
秘书人员有较多的机会陪同领导一起参加各种宴会。出席宴会应按时到达，抵达后主动向主人问好。如果是节庆活动，应表示祝贺。
应邀出席宴请活动，应听从主人的安排，了解自己的桌次和座位，不要随意乱坐。如果邻座是位年长者或女士，应主动请他们先坐。取菜时不要盛得过多，当主人夹菜时，不要拒绝，可取少量放在盘内，并说：“谢谢，够了。”对不合口味的菜不要显露出不喜欢的表情。吃东西要文雅，闭嘴嚼，不要发出声音，喝汤不要啜，如汤、菜太热，可稍待凉后再吃，切勿用嘴吹。嘴内的鱼刺、骨头不要直接外吐，可轻轻用筷子取出，放在菜盘内。嘴内有食物时，切勿说话。剔牙时，用餐巾遮口。
秘书人员随同领导出席宴会，若主人未作安排，可同其他随行人员进食工作餐，一定不可因未参加正式宴请而不高兴。
