§§§第一节充当好幕后工作者
我们知道那些在木偶戏中只负责操纵木偶演戏而不露面的人，在每一场戏里也有许多在后台照顾演员的人，这些人都处在幕后并不出面，但分量却很重，少了他们，常会影响整个大局。其实，秘书和这类人扮演的角色很相似，自己并不露面，只是帮助领导处理好事情。
秘书的工作就和演戏时自己不露面的幕后人一样，是幕后的功臣。为领导服务是秘书的基本职能，秘书活动是领导的补充，领导活动规定了秘书活动的基本范围和利益指向，秘书的基本角色是领导的助手。做秘书的人对这一点要认识清楚。自己担任的虽是细小的、不显眼的，甚至是单调琐碎的工作，但就跟小小的螺丝钉一样，缺了它就不能组合成大机械，所以要求秘书做好分内的事，把心思完全投入其中。譬如领导要将一张原稿让秘书拿去复印。秘书应在复印后，对复印稿进行检查，否则就有可能出现复印稿末端或上下两边根本没有印出来，或油墨太浓印出来的字看不清楚等问题，如果秘书看也不看就将复印稿送交领导，则不仅会对自己产生不好的影响，还会给单位带来不良影响。做秘书的工作虽然单调，但诸如此类细小的事都应当注意，不可疏忽。
要达到这个目的，对于所有“小小的事”都要养成集中精力来做的习惯。有了这种习惯，再慢慢地学习做秘书的常识，从而不断提高自己。
秘书常有在工作场合里写信件的信封，或把文件交给别人的机会。有的秘书一坐进办公室就开始写信封，从早一直写到晚。因为这种工作太单调，常会使人产生倦怠的情绪。有时思想一不集中，就会把信封上的收件人性别搞错，从而闹成大笑话。对于整个组织严密的单位来讲，一旦出现这种差错，往往会影响到单位的信誉，从而影响单位的发展。
秘书必须了解自己这份工作的重要性，细心而努力地扮演好这一角色。秘书所担负的都是一些小事，是帮助别人的，是上司的润滑剂。虽然秘书做的都是一件件的小事，但这些“小事”会对整个单位有不可低估的贡献及帮助，因此，秘书应端正思想，正确认识自己工作的重要性，充当好幕后工作者。
§§§第二节理解领导
一、充分理解你的领导
我们先看这么一个例子：
经理对秘书刘小姐说：“下午三点要开业务展销会，请准备一下资料及会场的布置。”
这样交待之后，经理就出去了。刘小姐赶忙去打听会议室的使用情况，知道有个会计会议预定开到两点半，于是与会计会议的主办人接头，询问准确的会计会议结束时间。主办人回答说：“我们这个会议，绝对不会超过两点半。”
于是刘小姐把资料准备好等着会计会议的结束，但是时间已经到两点四十分了，会计会议还没有结束。刘小姐焦急地再向主办人询问，对方回答说：“再过五分钟一定结束，请您稍候！”
刘小姐心想，顶多再等十五分钟，就一定可以进去了，于是她继续耐心地在外面等待。
这时，匆匆从外面赶回来的经理一看到会议室里竟然还有别的部门在开会，就发脾气大声嚷道：“到底准备得怎样了？赶快让他们的会议结束，准备我们的会议！”
这时，如果你是刘小姐的话，会做出怎样的反应呢？以下列举出四种可能反应，你不妨考虑后做个选择：
①“现在正在准备着，绝对不会耽误，放心吧！”
②“也不听人解释，就发脾气，真是莫名其妙，我还想发火呢！”
③虽表面很不高兴，但嘴上说：“对不起。”心里却在想：“穷紧张什么呀？”只是没有说出口而已。
④“对不起，我原以为时间从容，不过我马上就开始准备。”
上司因某事着急时，火气都会很大，说话语气自然很重。这时候，如果秘书火上浇油，说：“我不是已按照你的意思做了吗？这点小事都值得大声叫嚷，也不怕有失你的身份！”类似这种回答，一心想着为自己抱不平，其实是不能做好秘书工作的。
能干的、善解人意的秘书，会很快察觉上司的心理状况，而使上司把脾气发出来。以上例子中，秘书刘小姐一切都按上司的指示行动，没有什么不对的地方，但在上司不明真相的情况下受了委屈，最好的办法是不顶嘴，好好地去说，以解上司的紧张情绪。
所以，对上司所采取的行动，若从①～④中选择，当然是④的回答最为恰当。
总而言之，作为秘书，就要像这样，能很快察觉上司的意思，并对上司报以体贴之心。要做到这一点，最重要的是要忘掉自己，让自己站在上司的立场上考虑问题，体会上司的感受。
二、做一位善解人意的秘书
每个人都有脾气，谁都有发脾气的时候，终生不发一次脾气的人是没有的。其区别仅仅在于，有人脾气大，有人脾气小，有人是乱发脾气，有人是故意用发“脾气”去达到一定的目的。
上司发脾气往往与工作有关，其实，上司在发脾气时常常有意无意地达到了一定的工作目的。
发脾气对于一般人而言是一种应该控制的不良情绪，但对于上司而言往往代表着一定的权威，这一点可以从战场上前线指挥员的行为态度得到验证。不少指挥员在激战时都是发着脾气指挥作战的，发脾气往往能使对方产生心理震撼。而下属、员工的心理震撼常常是上司希望看到的应激效果。假如上司在指挥工作时，其指令不能对下属产生心理震撼，则会影响其工作效率。所以，就一般情况而言，权力越大的人，其脾气往往也就越大。当然，这里所说的脾气是指理智控制下的“脾气”，超过理智界线的“脾气”常常会导致相反的效果。
秘书在与上司打交道、相处时，必须能正确对待和妥善处理上司发脾气的问题。否则，要么会使上司小看你，要么会激化双方的矛盾，从而使一方或双方遭受不应有的损失。
对待上司发脾气的正确态度是：只要上司不是有意侮辱人格，或故意刁难，你都应该以忍让为上策。特别是当自己在工作上出了差错，上司为此发脾气时，你不仅应该忍耐，而且应主动表示认错或道歉。因为，事实证明，纠正一个人错误的最好方法，是严厉地批评，只要不超分寸，其教育效果往往更好。
因此，对待上司因工作问题发脾气、批评的正确态度是忍耐、自我反省、总结教训。
假如在上司发脾气时，你认为自己受到了委屈，也不应该当场顶撞和对抗上司，同样应该忍耐，不同的是，你可以等上司冷静之后再向其做解释。当然，这是指比较重大的事情，对于一些不涉及切身利益和个人尊严的小事情，你则大可不必与上司斤斤计较。
值得指出的是，那些在上司对其发脾气之后，特别是受了委屈后，还能主动向上司表示亲近的秘书，将会被视为聪明、有理智的人。这不是委屈求全，而是一种良好的素质修养。因为此时，最愚蠢的行为莫过于当场与上司对抗、顶撞。
把理解领导的能力好好修炼成习惯后，把握原则，然后再采取行动，则会成为上司的好帮手。
§§§第三节了解你的顶头上司
一、做好分内的工作
秘书应站在协助上司的立场上，把自己分内的工作做好，对有没有被人注目，有没有被人称赞这样的事一概采取不关心的态度。
如果一名秘书总是想着“自己是秘书，大家都应该对我特别注意才对。”或“希望别人能对自己经常表示温暖的态度。”则很可能会舍本逐末，疏忽你本身的工作。要知道，秘书的责任很大，不是简简单单地打字、复印那么轻松、容易的。
有这么一个事例：
刘小姐一直认为自己是个尽职的秘书，整天埋头苦干地工作。
但奇怪的是，上司好像一点也没有发觉，也从来不对她说句好听的话。所以，她心里一直感到不平。
有一天，上司对她说：“这几天有一位英国的客户要来，我想好好招待他，你知不知道哪一家餐厅最合适？”于是，刘小姐参考餐厅广告，抄下几家餐厅的店名拿给上司看。上司看完之后，问道：“有没有在公司附近的，交通比较方便的好去处呢？”于是，刘小姐又重新再找其他餐厅。不久，上司又对她说：“请查一查××餐厅的情况。”
刘小姐听了他这么简单明了的命令语之后，心里埋怨道：“自己只会站在那里发命令，指挥人家做这做那，一点体贴下属的人情味儿都没有。也没有对我说句‘辛苦了！’的话。”“什么无聊小事都往我身上推，没什么大不了的事，也弄得像大事一样！”这样想来想去，越想越替自己感到不平，于是她对上司开始怀恨起来。
后来，上司问她××餐厅的情况时，她爱搭不理、粗声粗气地回答说：“还不错！”而对于这家餐厅内的装潢布置、气氛、服务态度、菜的味道、价格等，都没有向上司做具体的说明。
刘小姐心里想的是，自己凡事都按照上司的指示去做，忙来忙去那么辛苦，好歹上司应该说句感谢的话，慰劳一番。但是上司却是个冷心肠的人，一点体谅之心都没有。所以最后，刘小姐终于把久藏在心中的不满爆发出来。不过在工作场所中，若采取这种不友善的态度，即使你的工作做得再好，上司也不会对你同情的。
首先，上司所指示的工作，对做秘书工作的刘小姐来说，是最普通、最基本、毫无困难的工作，这种程度的工作是不足以让上司对其感谢的。一直巴望别人对自己讲好话，否则就易产生不满情绪的人，是不可能把一件事情做得好的，因为她的心理一直处在不平衡的状态。做任何事情，都需要别人的帮助，自己不能独立完成，这种人是不成熟的人。虽然秘书是帮助上司，不露面的角色，但也要尽心尽力去做，把每一件事都当做自己的事去认真做才对。
其次，刘小姐每做一件事，都渴望获得上司的褒奖和鼓励，这很可能使其疏忽其工作的性质及自己应做的事情，秘书在工作场所中应将关注的重点放到以下这些问题上，如：任何人所做的工作之间都有连带关系，究竟自己所做的工作是什么性质，占何种分量，上司交待下来的工作具有何种意义，上司对自己所做的工作有何期待，等等。秘书要反复思考这些问题，而且养成思考这些问题的习惯。这样，秘书才能真正做好自己分内的工作。
二、赢得上司的认可与欣赏
下面是从某位女秘书那里听来的事实：
这位女秘书起初被公司派到业务计划科工作，每天都要整理一些男员工所写来的报告。起初她做得很烦，心里常想：“这些男员工的字写得真难看，看得烦死了，而且这种工作太简单、太没意思了。”但是，经过短短的一段时间后，她发现这些男员工所写来的每一份报告都有其重要性和价值。有了这种发现，她整理起报告来就比原先用心多了，而且对报告的写法、内容、用词也多加留意。
后来，她干脆到外面找了一家书法补习班学习，为的是把自己的字练得漂亮一点，使她整理出来的报告达到赏心悦目的地步。最终她的努力没有白费，上司对她整理出的干净、整齐、一目了然的报告十分赞赏，不时嘉奖她。几年之后，她被调到营业部门去做事，除了固定的工作外，上司还安排她给重要客户写信的任务。因为她字体端正、漂亮，而且以前因阅读过许多报告的内容，有这方面的经验，所以她写出来的书信通顺练达。周围的人对她都很满意，她自己也越来越感到自己的工作有意思，做得津津有味。
试想一下，如果这位女秘书一直把这种整理稿件的工作当做是无聊、没有前途的事，字也不练，报告的内容也不研究，只是糊里糊涂地做一天算一天地工作，结果会成什么样子呢？也许会使她的潜在能力无法发挥出来。能力没有办法发挥出来，就更谈不上实力了，也就不会被周围人所欣赏，到头来，她可能依旧是个不受重视的普通员工。
要想自己的工作获得上司的认可与欣赏，就要有上进心，不要依靠别人，凡事积极地向前迈进，对工作有意识地多加了解，对工作程序多加考虑。作为秘书，如果对每件事情都存有过分天真的想法，把自己爱怎么样就怎么样的态度放在工作上，是永远无法把工作做好的，你的上司也永远不会过高地评估你。
§§§第四节如何为领导管理好时间
要想成为领导的好帮手，学会替领导有效地管理时间是至关重要的一环。这一节将具体介绍计划表的制作原则及其注意事项，帮助你尽快掌握为上司管理时间的方法。
一、计划表如何制作
计划表有年计划表、月计划表、周计划表等多种类型。一般而言，如果是公司管理阶层人员，如经理、主管等，则他们所使用的计划表都是月计划表或周计划表。
设计计划表的表格时，首先应当把握以下原则：计划表的用纸以一张为限；先记日期、时间，再记预定进行的事项；一定不要忘记设置备注栏。
计划表上所标示的预定进行事项主要包括：会议、面谈、访问、出差；演讲、公司例行要事；仪式等。
计划表中的记载，要尽量以使人容易看，而自己也容易写的方式来记载。适当地采用符号：如□、○、↓等，可使计划表简单明了。
如果是一月份的计划表，便要在十二月底做好。若是下周的计划表，就应当在本周的周末完成。
以下具体说明一份关系到几个人的计划表的实际做法：
（1）在周末之前分给每个有关人员一张工作预定表，请他们将自己下一周内的预定事项填进去，在周末时全部交回，秘书加以整理。如果有关人员忙得无暇填表，秘书可以直接以口头询问的方式，代相关人员填表。
（2）把每一位有关人员的预定工作表收集上来以后，复印成副本，再将正本送还本人。
（3）仔细阅读全部工作预定表，要大概记住，若发现矛盾之处，应立即向本人询问，以便拟定完整的计划表。例如：钟先生已预定到上海出差四天（星期一到星期四），可是星期二却又要去中宣部开会。是不是他弄错了呢？或者临时有变更？对于这种疑问，一定要弄清楚才行。
（4）下周的工作计划表如有变更，务必要求有关人员口头与你联络。因为计划表的制作，最关键的就是正确、可信赖，所以，任何临时的变更都要立刻记录，并对原计划表加以修正，以维持计划表的正确性。
二、为领导编制计划表
作为秘书，你在替上司编制计划表时，一定要明白一件事：就是绝不可能一次就做好。因为，上司的事务繁忙，通常时间都已排得非常紧凑，可是却又有许多临时事情会议必须插入，而非得变更原有的预定计划不可，所以，总是一边安排，一边调整，经常发生更改。就这一点，希望你在心里要事先有所准备，以免为此感到不知所措。
先看看下面的例子：
上司正在接电话，这时忽然停下来问你：“星期五下午三点钟以后是否有一个小时是空的？我要与客户谈生意。”
这时，你在一旁看了看计划表，结果发现，星期五下午，从一点到三点已经排定要召开业务扩展会议，三点以后才真正有空。那么，你在这时，该怎么说呢？
当然，开到三点钟的会议，是有可能延长的，所以，你应该说：“星期五下午的业务扩展会议是三点钟结束，您三点钟以后的确有空，但是，会议若是延长，有没有关系呢？”这样，就表示了你的顾虑，并请上司自己斟酌。
