以上的例子说明，凡事不要全按上司所交待的列入计划，而应当替上司考虑能否按计划行事，这才是编制计划的重点所在。
前面已经提过，上司的计划表是经常变动的，那么，对于这些临时发生的变更，你该如何处理呢？请再看一看下面这个例子：原定上午十点到十二点要召开的会议，因为总经理不方便，而更改为下午一点到三点。这是你接到总务科人员打来的电话才得知的。
然而，上司预定计划中的这段时间，已经排好要和华阳公司的业务经理谈一笔生意，所以，若考虑到开会时间，就必须更改约谈时间。
同一天的上午，上司都有空，下午三点半时，则要去拜会另一家有贸易往来的新技术公司，所以，当天上午可以安排华阳公司业务经理的约谈。
遇到这种情况，你首先该向上司报告计划必须变更的情况，然后也要说明计划改变可能发生的影响，再商量该怎样处理才好。例如，将开会置于首要位置优先进行，其次是安排与其他公司业务经理约谈，再次是拜会新技术公司。如果像这样决定好先后次序，你就可以依此调配适当的时间来做变动了。
等你将计划表的时间调动安排好了之后，再与华阳公司的业务经理联络，详细解释变更时间的原因，然后一方面向其道歉，一方面再替对方设想，说：“当天下午三点半以后，上司也有空，您如果方便，也可以改为那个时间，不知您认为如何？”若是对方决定在三点半之后见面，你就可将这件事列入计划表中，再向上司报告。
而去新技术公司的拜会时间，也可依同样的方法来决定，再列入计划表中，并向上司报告。
总之，你必须先与上司商量出一种或两种上司方便的时间，然后再和对方商量讨论，以做决定。如果上司认为最方便的第一种情况是明天，但对方却不方便时，还可与对方商量第二种上司认为方便的情况——“后天呢？您方便吗？”如果对方表示后天可以，那么就可以将之列入计划表中，并向上司报告。如此一来，计划变更的工作便大功告成了。
三、注意事项
秘书是计划表的管理人，要特别注意以下事项。
1.以谦虚的态度谨慎处理计划表中的变更事项
当发生临时变更时，为了处理这些变更，重新调配时间，秘书难免会遭到对方或有关人员的抱怨或无理要求。所以，秘书只有始终保持平和的心情、谦虚的态度，留意对方的心态，才能做好计划表编制的工作。否则，如果引起对方的不满，或遭到公司同事的误解，就会使自己的处境变得非常难堪了。
2.计划的变更一定要填入计划表中的空格内
计划有变更时，常会发生漏写或记错的情况，所以，并不是要将所有变更事项都处理完以后，再填入计划表内，而是每当变更发生时，即要将之填入计划表的预备空格内。
3.最好用铅笔填写
为了能在发生变更时方便更改，所以填入预定事项时，用铅笔书写较合适。此外，还可用各种记号先标出事先知道可能要变更的事项。
§§§第五节如何为领导打点好出差
商业上的出差，除了国内的出差，还有国外的出差。而且，对于大的公司来说，后者的情形日益增多。对于事务繁忙的上司而言，如果由他自己准备出差的各项琐事，将会忙上忙下，疲惫不堪。所以，这类事情一般都会交由秘书来负责。因此，有关准备出差的各种事情，也是秘书应当事先了解的常识。
一、拟订出差行程表
拟订出差行程表时，首先应当确认出差的目的和地点，然后一边考虑如何行动，一边起草行程计划表。一般来讲，以下几点必须考虑周全：
（1）出差的时间有多长。
（2）预定什么时候到达目的地。
（3）什么时候出发。
（4）出差的路线怎么走。
（5）到哪里休息、过夜。
（6）到达目的地要会见何人。
（7）到达目的地后，有没有商业会晤计划。
（8）该携带哪些有关文件、说明书或契约等。
（9）上司或对方有没有特别要求或期望。
拟订行程计划表时，通常要先想好几个假设方案，然后与上司详细讨论，再做最后决定。行程计划表拟订完成之后，就可以进行交通工具、住宿、旅程表的安排了。
二、选择交通工具
公司通常都有出差费的规定，并且对交通工具的等级、范围有所限制。所以，秘书务必要参考这些规定，然后考虑以下各点，再做决定。
（1）出差者的喜好。比如，有人喜欢坐火车，有人则喜欢乘飞机。所以，应该先问清楚上司的喜好后再做决定。
（2）抵达目的地的时间及回程的时间是否合适。若行程时间安排得太紧凑，则稍有事情担搁，就会赶不上预定的火车或班机等交通工具。所以，在时间上要多参考相关资料，做充裕的安排。
（3）车票、飞机票的购买。有些公司规定此事均由某一部门负责，若是如此，则秘书必须事先清楚火车、飞机的时刻表，然后再选择恰当的火车或班机，交由该部门负责购买。
三、安排住宿
安排住宿时，应注意以下事项：
（1）向何处寻找有关资料。
①向出差目的地的对方公司，或本公司的分公司、营业所、办事处询问。
②查看交通工具时刻表附录栏的旅馆、饭店介绍。
③向各旅行社查询。
（2）征求上司的意思再预订旅馆或饭店。
①询问上司是喜欢住旅馆还是大饭店。
②询问上司是喜欢单人房还是双人房。
（3）出差前要向旅馆或饭店再次确定预订的房间。
（4）预订房间时，要说明入住的日期、时间、公司名称、姓名、人数等。
四、制订旅程表决定了出差日程、交通工具、住宿旅馆以后，制订旅程表就方便多了。
旅程表里，通常包括：
（1）来回搭乘交通工具的时刻及其预定到达的时刻。
（2）造访地点、出席会议、旅馆或饭店的名称，还有会议对象等。
（3）留一栏备注。
由该表即可一目了然地知道出差旅程的各项事项。秘书务必要将此表复印，交给上司一份，自己留一份，以防万一。
§§§第六节怎样同时做多个领导的帮手
虽然大多数秘书和上司都喜欢一对一的关系，但是除了高职位的上司之外，很少有单位能负担起这种关系。即便是居于高职位的上司，几个人共用一位秘书的情况也屡见不鲜。面临这种情况，只有那些能够成功地协助一个以上上司工作的秘书才是社会真正需要的人。那些不具备这一能力的秘书不但不会受到重用，而且最终将被淘汰。这里首先需要明确的问题是，同时服务于几位上司的秘书常常会遇到几位上司之间出现矛盾或小摩擦等一系列问题，但是这些问题大都能够消除，即便不能完全消除，也会得到控制。因此，秘书大都普遍关心这些问题：如何有效地协助所有指定的上司，而不仅仅协助拥有最高职位者或某一位“实权人物”？如何促成一种确保你个人职业发展的工作环境，当时间紧迫时，借助于必要的“职业手段”来完成任务？
一、优先权冲突的管理
掌握冲突管理包括：考虑哪位上司的工作最重要，应当优先协助，哪位上司的工作应当最后处理。不管秘书是协助职位相同的上司还是职位有区别的上司，为了有效地处理优先权冲突，都必须掌握如下四条关键原则。
（一）原则一：必须决定定期分配的工作效率与时间，并及时把信息通知管理部门
秘书应该为定期接受的工作制订一份时间表和一份所需时间的指南。这份表格和指南会有助于秘书和上司们进行计划。提供确切的信息并按照计划要求履行工作时间表，恰恰是秘书的职责。
只要履行这种职责，就会达到预期的目的。
（二）原则二：向上司询问令人满意的工作完成时间
秘书应该做到，对上司所有口头指派的工作询问令人满意的完成时间和日期。设计一种能够附在书面指派工作上的信息摘要。这会使人受益：当你埋头工作时能消除一些不必要的干扰；当你放下手中工作时能为你提供需要的信息；使上司及时了解工作效率和时间，以便影响他们改善计划和策略；促进日常工作计划的实施。
（三）原则三：优先权冲突应该在所涉及的几位上司之间进行协调
