汇编会议文件一般可分两种：一种是档案资料工作需要的汇编，这种汇编是将会议所有文件，包括会议通知、会议名单和分组名单、会议须知、会议正式文件和参阅文件、会议简报、会议发言材料、领导讲话、会议总结等都收集起来，按照先后顺序装订成册，以备查考。这种汇编要求文件要全。另一种是供学习用的汇编，是将会议正式的报告、主要讲话等汇编，以供学习用，如《中国共产党第十二次全国代表大会文件汇编》。
日常工作会议文件可按时间（如一年、半年）为单位，将这段时间内的同一类型会议的文件、参考材料等按顺序汇编或分专题（如工业、农业、科技、文化等）汇编。
（七）处理议案和提案
议案与提案是会议期间有关组织或与会者向会议提交的正式书面建议和方案。议案是具有合法权利的组织或具有正式资格的与会者向会议的领导机构提请审议的建议或方案，如国家行政机关向国家立法机关的会议提出法律议案、人事任免议案、预算议案等。如系与会者个人提出，必须达到议事规则规定的附议人数。议案提出后，须经会议的领导机构审查、同意，才能列入会议议程。一旦通过，具有一定的约束力。提案是与会者对某方面的工作提出自己的批评、意见或建议，一般不需要附议，也不列入会议议程。提案有时也可在会期之外提出。
议案与提案的接收和处理，应当在会议的议事规则或其他有关文件中作出明确的规定。
会议开始时，应宣布接受议案和提案的截止日期。会议秘书的职责是，在接受期间，认真做好议案和提案的收集、登记、分类、整理和送审、立案的工作。会议结束后，应当根据会议领导者的批示或意见，做好交办、转办、承办、催办和答复的工作。
（八）总结会议工作
中型以上的会议，会务工作任务重、事情多，会务人员往往要付出很多。为了积累经验，在大中型会议或重要会议结束后，会议秘书、总务、警卫各部门应当总结会议工作经验，肯定成绩，找出存在的问题，作为今后开好同类型会议的借鉴。有的会议还应写出总结或小结材料，连同会议通知、会议记录、会议简报和其他会议文件一并作为完善的卷宗归入档案。总结工作还应包括表彰工作表现突出的人员和有关部门，慰问夜以继日辛勤工作的同志。
§§§第三节做好接待工作
一、秘书接待工作应重视的方面
接待工作是企业秘书的一项重要工作。随着社会经济的快速发展，各企业之间信息、技术、资金的交流日益频繁，并由此及彼带来大量的人员流动，上级领导的视察、兄弟单位以及合作伙伴之间的参观、学习及业务洽谈的人次也与日俱增，这就使接待工作显得越发重要。
在新形势下，企业秘书怎样才能做好接待工作呢？应重视以下几个方面。
（一）更新观念、传播文化
在新形势下，企业秘书应及时更新观念，充分认识到接待工作是企业看似被动、实则主动的一种广义的公关行为，是企业联系内外的纽带和桥梁。通过接待工作，企业可以展示实力，树立形象，可以积累丰富的关系资源，可以吸引投资、扩大合作，从而推动经济的快速发展。因此，必须把接待工作看做企业经济工作的一个重要组成部分，而不能仅仅停留在迎来送往、安排食宿的低层次上。
做好接待工作不仅是企业长远发展的需要，也是从更高层次上展示企业形象的需要。秘书人员对于每一项接待工作都要高度重视并树立强烈的机遇意识、责任意识，作为一项政治任务来完成；还要树立“每一个人都代表企业形象，每一个人的一言一行都是企业文化的折射”的思想意识，保证高质量地完成每一次接待任务。有些客人可能一生只到某企业造访一次，如果这一次的接待工作热情周到、精心细致，企业良好的精神风貌、浓厚的文化氛围和高水平的服务将会给客人留下终生的印象。
（二）精心策划，突出特色
要做好每一项接待工作，首先必须进行方案的策划与制订。只有精心策划、充分准备，接待活动才有可能成为成功的公关活动，否则就可能沦为低层次的迎来送往的应酬活动，甚至可能损害企业的形象。每一项接待活动，都要以实现客人的目的和企业的公关期望为原则，制订出符合客人身份的完善的接待工作方案和实施细则，详细安排日程、接站、用车、就餐、住宿、参观等各项活动，充分考虑到各方面的细节，并体现一定的创意与创新。
每个企业都有自己的企业文化，作为展示企业形象的“窗口”，接待工作同样需要有自己的特色和风格。因此，要通过公关接待活动的每一个环节着力体现企业的特色。不论是宏观的整体方案的策划还是微观的接站牌的设计、汇报材料的写作，甚至接待车辆的停放，都要努力凸显企业的与众不同之处，让客人从接待工作的点点滴滴中感受到企业的个性，感受到企业文化的特色。
（三）优化流程、规范运作
接待方案制订以后，就要严格按照方案进行程序化运作，使接待工作中的各个环节有序衔接、首尾相连，必要时可以制作接待工作清单，对接待工作中的各要素进行全面清点，以确保工作进程的有序性、稳定性和连续性。同时，对接待工作中的每一道程序都要事先进行规范，这样才能确保整个接待工作有序进行。比如，在作接待工作总结时，接待记录的填写、总结会的召开、书面总结材料的撰写、资料的归档都必须按规范操作。此外，秘书人员要注意收集和掌握接待工作的相关知识，不断提高自身素养并注意实现资源共享。
（四）关注细节、注重实效
细节决定成败。接待工作来不得半点马虎，必须处处留心，周密考虑，谨慎行事。在重大的接待工作中，接待工作负责人在对全局进行总体把握的前提下要随时根据接待工作的需要对接待方案予以调整。具体接待人员则要主动进行全程模拟思考，从准备会议室到用车，从参观到进餐，对每一个细节都要细致地思索一遍，以便及时弥补可能存在的疏漏。接待工作人员要“眼观六路、耳听八方”，对客人的一个眼神、一个动作、不经意的一句话，都要留意和体会，以便及时采取应变措施。这就要求秘书人员加强灵活应变能力、临场发挥能力的训练，提高处理突发事件、意外情况的水平，以便将各类有损企业形象的细节问题解决在萌芽状态，确保接待工作实现“零失误”。
通过接待工作，企业不仅可以展示企业作风和企业文化，也可以对外树立良好形象、推销自我。接待工作做好了，不仅会给上级领导和客人留下深刻的印象，而且无形中会为企业带来商机，带来社会效益和经济效益。因此，秘书要充分利用接待工作的每一个细节展示企业的全新风采和企业独具魅力的特色文化，利用每一次接待机会来增强企业的凝聚力和向心力，提升企业的知名度和影响力。同时，秘书还要对接待结果进行科学的评估与监测，及时做好客人反馈信息的收集和处理工作，不断优化接待流程，力求接待活动效益的最大化。
（五）不断创新、追求卓越
在新形势下，秘书只有结合企业自身的实际，自觉创新公关工作思路，丰富公关工作内容，才能推动接待工作不断创新。比如制订方案时可以考虑运用统一的模板，汇报材料可以利用多媒体技术来制作，而不仅仅限于传统的纸质材料等。这样的接待工作才具有时代特征和企业特色。同时，企业秘书要积极探索能够更好地反映企业精神与企业亮点、体现企业文化的接待方式和方法，与时俱进、开拓创新，使接待工作在企业发展中发挥更大的作用。
二、如何开展接待工作
对于接待工作的问题，这里着重研究接待形式和接待程序。区分不同的接待对象是为了选择恰当的接待形式，从而对不同的接待对象按照不同的接待要求从事接待工作。
（一）接待对象
划分不同的接待对象，其目的是在接待之前有所准备，以圆满地做好每一次接待工作。对不同的接待对象，有不同的接待要求，准备工作也有所不同，甚至对于接待的场所、接待仪式、隆重程度等都有所区别。因此，明确不同的接待对象对做好接待工作是很有必要的。
那么，究竟有哪几种接待对象呢？
（1）按接待对象的来源不同，可分为内宾和外宾两种。内宾一般指来自国内各地各单位的来宾、来访的代表团、参观团、会议团、检查组等。外宾一般指来自世界各国各地区的政府官员、访问团、代表团、专家、学者等。
（2）按接待对象所从事的不同活动，可分为讲学、旅游、参观、访问、开会、联系事宜、洽谈业务等。访问还可以分为顺访、回访、来访等。
（3）按接待对象的工作目的不同，可分为上级领导检查、视察工作；兄弟单位领导指导工作；有关单位前来“取经”等。
（4）按接待对象的身份不同，可分为官方的和民间的来访者两种，通常指在外事接待中。
（5）按接待对象邀请与否，可分为应邀请的和未被邀请的两种，通常指参观、“取经”或旅游等情况。
（6）按接待对象的人数多少，可分为集体和个别的两种。
（二）接待形式
所谓接待形式，是指人们在长期的接待工作实践中总结出的一套相对稳定的接待模式、接待方式的统称。任何模式的形成，都有一定的根据，有一定的过程。接待方式的形成主要由于不同的接待对象需要有不同的需求、规格，并且以使接待对象满意、完成预期任务为原则。作为接待工作人员，不能不看接待对象而死抱住一种接待模式不放。接待对象变了，接待形式也要相应变化。就某一种接待模式来讲，对有些接待对象是合适的，但对另一些接待对象就不一定合适了，甚至是有害的。对不同国家、地区和不同民族，及同一国家、地区、同一民族的不同身份、不同目的、不同活动的接待对象，在接待方式上都应有所区别，决不能“一刀切”。
从秘书工作的角度看，根据接待的对象、任务和要求的不同，大致可分为下列几种接待方式。
1.引见式
秘书工作人员负责将客人介绍给有关部门或有关领导。至于来宾以什么方式前来、何时回去、需要食宿与否等，都不作安排。
2.会见式
秘书工作人员直接接待来宾，并与对方会谈有关事宜。会谈结束，接待工作也终结。
3.座谈式
秘书工作人员单独或和领导一起与来宾座谈，商洽有关事项。
座谈完成，接待工作也完成。
4.陪同式
秘书工作人员在来宾访问期间负责陪同来宾参观、旅游，或协办有关事情。这种情况，来宾的迎送由其他有关部门负责。
5.迎送式
秘书工作人员负责迎接来宾，并送走客人。这时候对于来宾的其他活动一般不予考虑。
6.协办式
整个接待工作由外事部门或其他有关部门负责，秘书部门只是协助办理有关事项。
以上六种接待方式，有一个共同点，就是秘书部门只是负责整个接待工作的一部分或某个环节，所以，总称为不完全式的接待。
完全式的接待，是指秘书工作人员自始至终负责好接待的每个环节，从“迎客”到“送客”，包括“会客”等全过程。这种接待方式，要求秘书工作人员全面、系统地考虑接待工作，把接待工作视为一个“系统工作”。应该承认，不完全式的各种接待技巧，是完全式接待的基础，因为完全式的接待是由不完全式各个接待环节组成的。掌握了不完全式的各种接待技巧，就不难对付完全式的接待工作了，那么，遇到某个环节的接待时，一定会不慌不忙，得心应手。总之，完全式的接待与不完全式的接待是不矛盾的，相反，这两者是有联系的，掌握好其中一种接待方式，将会有助于另一种接待方式。秘书工作人员必须在接待实践中不断总结、不断提高，使每一项接待任务都能圆满完成。
（三）接待程序
接待工作大致要经过“迎宾”、“会宾”、“送宾”三个阶段，秘书部门按照一定的次序组织实施接待工作的全过程，这就是接待程序。接待程序是在长期的接待实践中形成的一种工作次序，它由各个不同的环节组成，每个环节又有不同的工作要求和工作任务。
不同的接待对象有不同的接待程序，也有不同的工作规范。我们研究接待程序的目的是：系统地认识接待的过程，做好接待的每一步工作，使接待工作真正达到预期的效果。研究接待程序还可以建立一套规程，用来指导具体的接待工作实践。对于接待程序的研究，既可以采取系统方法，也可以采取分阶段研究的方法，对各个不同环节逐一剖析考察；既可以把接待程序看成一个静态进行研究，也可以看成一个动态进行研究；既要研究接待程序的一般状况，即研究接待程序的共性，又要研究接待程序的特殊情况，即研究接待程序的个性；要区分不同的接待对象。选择恰当的接待程序，同时要区别不同接待程序的异同，抓住各自的特点，按不同的任务和要求接待好每一位来宾。秘书工作人员虽然主要接待内宾，但有时也要接待外宾，所以，必须遵守外宾接待工作中的一些基本注意事项。
虽然不同的接待对象有不同的接待程序，而且由于接待工作任务、要求不同，也会有不同的接待程序，但是，最基本的接待程序不外乎两种：一是内宾接待程序；二是外宾接待程序。
现就上面两个基本接待程序，分述如下。
1.内宾接待程序
内宾接待程序的内容。内宾接待经过十个步骤才算完成接待工作，其中每个步骤都有自己的工作要求。
①接受任务。秘书部门接受领导交给的接待任务。
②了解来宾。秘书部门接受任务后，就应该了解掌握来宾的人数、性别、身份、使命，抵达时间、抵达方式（乘坐交通工具，包括车、船、飞机的班次）、何时离去等情况。
③预订食宿。根据来宾的人数、性别、身份等，在来宾抵达之前到宾馆或招待所预订床位，并预定好伙食标准。
④派人接站。秘书部门按照来宾抵达的班次、地点，派车派人到车站、码头、机场迎接。
⑤商议日程。来宾到达预订的宾馆或招待所住下后，由秘书部门人员同来宾一起商定活动日程。有时领导与来宾一起商量活动日程。
⑥礼节拜访。客人到了住处后，秘书部门根据大致对等的礼仪原则，通过有关分管领导去驻地作礼节性的拜访。
⑦组织会谈。礼节性的拜访结束后，如果双方领导愿意进一步联系，可由秘书部门负责安排会谈的时间和地点，并要征得客方同意，方可实施。
⑧陪同来宾。应安排一至两名接待人员陪伴客人活动，包括同客人一起参观。如客人要到某景点旅游，还要做好导游。活动中涉及的有关单位和部门，应事先取得联系，尽量求得各方的支持，使活动顺利进行。
⑨安排送站。客人完成使命后，安排送站。要根据客人的要求，代购车船票，并预约送客车辆。客人行前，如有必要应安排领导同志送行。话别时，接待人员应主动征询客人对接待工作的意见和建议。
⑩接待小结。接待活动全部结束后，应及时进行小结。以便总结经验，吸取教训，改进工作。
2.外宾接待程序
