外宾接待也经过十个步骤才算完成接待工作，其中每一步骤也都有自己的工作要求。
①接待准备。接待外宾前要做好充分的准备工作，包括了解上级意图，了解外宾的有关情况，并据此拟出接待计划，准备各种有关资料，做好各方的联络。这是外宾接待工作中的重要环节，也是做好外事接待工作的关键。接待重要外宾，接待计划应报上级机关批准，并送涉及的有关部门。
②迎接来宾。根据外宾的身份，对等地安排有关领导人去迎接，并安排好车辆，联系好宾馆。重要的外宾，还要组织欢迎队，布置接待场所，还要安排备用车辆随行。
③商议日程。由接待负责人出面，与外宾商谈活动日程。
④安排会见。接待人员应安排好领导与外宾会见的时间、地点。会见时，一般要通知主人比客人先到会见地点，在会见厅门口迎接客人。引见介绍后，入室按序就座。会见毕，应送客人到门口或上车处。
⑤宴请来宾。如果宴请来宾，应注意根据外宾情况来确定菜单和席次。
⑥参观旅游。应在接待计划中先行安排，包括参观游览的路线与活动具体内容等，同时还要安排好陪同。
⑦互赠礼品。赠给外宾的礼品和纪念品要根据不同对象事先研究好。每次互赠的礼品和纪念品要作记录。客人重访时，礼品可作相应变动。
⑧合影留念。应安排新闻记者或派专门摄影师在主人与客人会见时或会见结束时一起留影。重要的外宾，还要用摄像机跟踪外宾的活动，并在报纸上作报道，如有可能，可将报纸的报道内容剪下，与访问时的留影一起装订成册，赠给外宾。
⑨欢送来宾。外宾的活动结束后，要负责安排好送站。重要的外宾，还要举行欢送仪式，应对等地派领导前往送行。
⑩接待小结。外宾送走后，还要结算接待经费，做好接待工作的小结，以便改进今后的外宾接待工作。
§§§第四节进行调查研究工作
一、调查研究在秘书工作中的作用
（一）调查研究是秘书工作的一项基本任务与基本工作方法
领导的作用是了解情况，制订政策。作为领导助手和参谋的秘书人员，只有调查研究，才能向领导提供情况和意见，辅助领导决策。从某种意义上说，调查研究是作出决策的依据，又是检查决策是否正确的方法。从秘书工作方法的角度来说，不管是办事还是当参谋，都必须先调查研究，否则就不能发现工作中的新情况，解决工作中的新问题。所以，调查研究是秘书工作的基本任务，又是秘书开展工作的基本方法。
历史证明，只要注重调查研究，坚持一切从实际出发，我们的事业就会前进，就会发展；只要放弃调查研究，陷入主观主义、教条主义，我们的事业就会受挫折，就会走弯路。因此，领导者应有计划地深入基层进行调查研究。但是，领导者工作繁忙，不可能抽出很多时间调查研究，这项工作多半由为领导工作服务的秘书来完成。
某公司办公室秘书谈了以下体会：“办公室秘书在什么地方最能够起作用呢？最能起作用的是到基层进行深入的调查研究。了解基层的真实情况，这是领导机关最难做到的事情。各部门也有人在基层调查，但各部门的基层调查有时带有部门的倾向性或片面性。
办公室秘书的基层调查可以比较全面地反映情况，并且往往对领导的帮助最大。因为领导往往不容易拿出那么多时间去做这个事情。
领导深入基层也往往会受到一些干扰，而办公室秘书受到的干扰就会少一点。此外，领导希望对情况能有一个迅速、全面的概括，对于布置的某项工作，往往希望能在短时间内迅速地、全面地掌握一些概况，即使这种概况可能很简单，但也是领导机关所需要的。所以，办公室秘书还要组织比较强的力量，能够在短时间内把情况概括起来，供领导机关及时分析形势。”
在这里，他不但阐明了办公室秘书调查工作对领导机关的作用，它们进行基层调查的有利条件，而且强调了“研究”的重要性。他说的“概况”，就是对调查情况进行分析研究后得出的。由此可见，调查研究是秘书人员的重要职责。
（二）调查研究是秘书人员做好各项秘书工作的基础
秘书人员的各项工作，无论是收集传递信息、综合反映情况、辅助领导决策、起草各种文稿、督促检查事项，乃至安排一次会面、处理一封群众来信，都离不开调查研究。可以说，调查研究贯穿于秘书工作的全过程和各个环节，它不仅是一项经常性的工作，而且是各项秘书工作的基础。只有搞好调查研究，对情况了如指掌，对采取的措施有全面的论证，才能避免和减少失误，提高工作效率。决策立足于现实，但要放眼未来，秘书人员还负有辅助领导预测未来趋势的责任。而预测是建立在调查研究之上的。没有调查研究就没有科学预测，离开科学预测的决策，是盲目的决策，实施这样的决策很难不出乱子。
（三）调查研究是锻炼提高秘书工作能力的重要途径
秘书人员工作能力的提高，取决于两个方面：一是努力学习理论和文化科学知识，二是积极参加社会实践。而调查研究是很重要的社会实践。实践中的知识，很多是书本上没有的。通过调查研究，可以提高秘书人员的分析能力、概括能力、逻辑思维能力、口头表达能力和书面表达能力。这诸种能力的总和，就是秘书人员的工作能力。秘书人员通过调查研究，可加深对党和国家各项方针政策的理解，学习到干部和群众创造的种种新鲜经验，发现社会上的一些不良现象；可提高辨别是非能力、分析综合能力、交际能力和自我完善能力。所有这些能力，都是在书本上难以学到的。对于那些刚离开学校担任秘书工作的人员来说，调查研究工作对他们完成从学生到秘书的角色转换、逐渐适应新环境，更是大有好处。
总之，在领导决策的全过程中，处处离不开秘书人员的调查研究，调查研究是辅助领导决策、当好参谋助手的关键环节。领导作出决策后，秘书人员的调查研究工作并未结束。因为，任何一项决策，由于主观和客观的原因，很难做到尽善尽美。在它执行的过程中，经常会出现与客观情况不完全吻合、不完全适应的情况，这就需要秘书人员及时把这些信息提供给领导，作为他们修订、完善政策的依据。而这些信息，只能在调查研究的过程中获取。
二、秘书调查研究的内容和范围
（一）围绕领导机构各个时期的中心工作开展调查研究
秘书部门的一切工作都是围绕领导机构的中心工作展开的，因此其调查研究同样必须围绕中心工作开展。这既是秘书部门调查研究的指导思想，又是主要内容。
各级党政机关、企事业单位各个时期都有其中心工作，秘书人员要为领导决策服务，想领导之所想，急领导之所急，就必须围绕各个时期的中心工作，抓住领导当时最关心的重大问题开展调查研究。秘书部门的调研活动只有紧紧围绕党委或政府的工作中心来进行，其成果才能为领导所采用，成为领导决策的依据；反之，则很难与领导的思想形成“共振”，其成果自然难以转化为领导决策。
（二）为贯彻执行各项方针政策而进行调查研究
党和政府制定的各项方针政策，反映着各个方面的关系。有时候，一个具体的政策和措施的实行，会使许多人的利益发生变化，引起各方面的巨大反响。又由于事物的复杂性和多样性，在执行政策的过程中，往往会出现未曾预料到的情况和问题。这就需要及时到有关部门或基层调查研究，了解这些政策得到哪些人的拥护，受到哪些人的反对，对哪些人有利，对哪些人不利，实行这些政策的进展情况如何，现在发展到了哪一步，出现了哪些偏差和其他问题，实行的结果怎样，是否解决了原有的矛盾，能否收到预期的效果。并及时反映给领导，作为他们修订或完善决策的根据，以便进一步指导工作，实施领导。
（三）为起草政策性文件、重要报告以及其他文稿而进行调查研究
在领导授意下起草各种文稿，是秘书人员经常性的工作。写这些文稿，要注意三点：一是必须与上级的政策规定一致。只能在不违背上级政策的前提下根据实际情况灵活变通，但不能反其道而行之。二是必须与同级领导过去制订的政策规定相衔接，不能前后矛盾。若新的政策规定与过去的政策规定不同，要予以说明，并宣布过去的政策规定何时废止。三是必须能付诸实施。而要做到这三点，一刻也离不开调查研究。因为只有通过调查研究，才能了解上下左右发布文件和执行文件的全面情况；才能从实际生活中发现问题，找出解决问题的办法，使撰写的文稿有的放矢，真正有用。
（四）临时性事件或事故调查
机关单位内突发性的事件或事故，或是政治性的，或是经济性的，或是生产性、技术性的；有发生于集体的，也有发生于个人的。这类调查，要求秘书人员查清事实真相及原因，分清责任，以便于领导处理。调查时，可采用访问当事人和知情人、召开座谈会、察看现场、查阅技术资料和档案材料等方式。重大政治事件和生产事故往往由秘书人员配合保卫部门、公安部门共同进行调查。
（五）对一些容易被遗漏的问题进行调查研究
对这类问题的调查，又称拾遗补缺调查。它包括处于几个职能部门的临界点的问题；几个职能部门都管但只管一部分的问题；群众反映甚大但不知归哪个部门管的问题；虽分管部门明确，但被它们长期拖而不决的问题。对这些“几不管”的问题，秘书部门要主动地自选调研课题，组织力量调查，并以高度的责任感和为群众排扰解难的满腔热情，给予处理。
总之，秘书工作的调查研究，方面是很多的。有经常性的，也有突击性或临时性的。前者带有资料积累的性质；后者常常是为了完成某项突击任务，或解决处理某个特殊事件而临时进行的。调查研究是秘书人员主要的业务项目之一。只有通过调查研究，充分掌握大量材料和情况，才能当好领导的助手和参谋。
三、秘书调查研究的准备工作
（一）明确调查研究的目的和对象
这里所说的“目的”是指每次调查研究所要解决的问题。如某个总公司要对所属企业产品成本作一次系统的调查研究，是为了降低产品成本、提高经济效益问题。那么，“降低成本，提高经济效益”就是这次调查研究的目的。目的明确之后，对调查研究对象要细心进行研究和选择。选择对象要注意典型性和代表性。
（二）组织学习，统一指导思想
目的和对象确定之后，要根据调查研究内容组织调查研究人员进行学习。如果是做全面调查，解决工作方针和任务问题，通常由机关主要领导挂帅，组织各有关方面的骨干力量，编成若干个小组，分头进行调查。如果是搞专题性调查，可由机关分工主管该项业务的领导挂帅，参与调查的人员则由有关业务部门抽调。调查人员确定之后，要组织他们学习有关的方针、政策和业务知识，以提高他们的分析、判断问题的能力，并要统一指导思想，提高对调查目的的认识。
（三）制订调查研究计划，拟好调查研究提纲
调查研究计划，应该包括整个调查研究的指导思想、主要目的、具体任务、基本要求、组织领导、进度安排、调查方式和工作纪律八项内容。比较大型的调查研究，应该制订比较完整的文字计划，小型调查研究，也应该有明确的计划安排。调查研究提纲，是指导我们实施调查研究计划的向导，是任何调查研究都必须编制的。即使是一个人完成一项最简单的专题调查研究任务，也应该有一个简明的提纲。根据计划编制的调查研究提纲，按照一般情况，应包括调查研究的题目、范围、项目、内容、对象、方法、要求和注意事项八项内容。
四、秘书调查研究的方式
根据调查的形式和手段，调查方式可分为个别访问、召开座谈会、现场察看、查阅资料、书面问卷、统计数据等。
（一）个别访问
个别访问指调查人对调查对象采取个别交谈、分别访问的形式了解或核实情况。调查对象一般是有关部门的领导人、当事人和知情人。
有关部门的领导人比较熟悉本部门的全面情况，看问题比较全面。特别是一些优秀的基层领导，平时深入实际，联系群众，情况明了，心中有数，既有思想，也有体会，他们的看法基本上能代表群众正确的意见。先听取他们的意见，可以帮助我们顺利完成调查任务，防止走弯路。
但是，我们不能满足于这一点。因为领导了解的情况，总还是有一定的局限，有些领导并不完全掌握具体生动的情况，更有些领导由于平时作风不深入，或思想方法较片面，所反映的情况并不完全符合客观实际。所以，秘书人员还必须作进一步的调查，特别是向当事人调查。
应该说，当事人是最有深切体会的。他们对事件的全过程最了解，他们是怎么认识的、怎样做的、有哪些体会和建议等，只有他们最清楚。向当事人调查，可以获得最生动的例子和细节。但向当事人调查也有一定的局限。因为当事人容易就事论事，只看到局部，忽略了整体，特别是对某些与当事人有直接利害冲突的事件的看法，就难免会产生片面性；或者因为有顾虑，不能把事物的真象如实客观地反映出来，因此，还必须向有关的知情人调查。知情人不一定是事件的直接参与者，与事件没有直接的利害关系，顾虑比较少。俗话说：旁观者清。知情人有可能提供较客观的情况，提供重要的参考材料。
个别调查并不意味着只向某一个人调查。为了获得比较符合客观实际的大量材料，应该尽可能多地找一些人个别调查。个别调查的优点是深入、具体，能够掌握细节；可以防止几个调查对象之间的串通，有利于保密；面对面谈话还可以通过对调查对象表情、神态的观察，帮助辨别调查材料的真伪。如果调查人诚恳、机智，能取得调查对象的信任或合作，调查就容易取得满意的结果。其缺点是由于分散进行，比较费时费力；取得的材料往往是感性的、不系统的，容易得出片面性的结论。个别调查要注意解除调查对象的顾虑，但不可作任何倾向性的示意，以取得尽可能真实、公正的材料。调查人员可以口问手记，也可以请调查对象写出书面材料，重要的材料必须由调查对象亲笔签字才有效。
（二）召开座谈会
秘书在取得调查对象合作或单位支持的条件下，可召集知情人开座谈会，调查情况。召开座谈会前的具体准备工作大致有以下几点：
（1）确定参加座谈会的人选、人数。一般来说，确定参加座谈会的人选应掌握三条原则：一是知情者，二是敢于并善于当众讲话者，三是有代表性。参加座谈会的人数以三五人到七八人为宜。过多则不易指挥掌握，发言者也难以尽言，过少则失去“会”的性质，等于个别调查。
（2）事先通知，让调查对象明确调查目的、调查内容，以便有所准备，并打消可能有的顾虑，取得事半功倍的效果。
