主要领导公务缠身，日理万机，仅大事、要事就应接不暇，对于一些日常小事、家务琐事根本无暇顾及。而这些小事、琐事，如果处理不当，往往会在社会上、在群众中给领导造成很大、很坏的影响，这也是一些秘书“成事不足，败事有余”的关键所在。秘书给领导“败事”的主要情况有两种：一种是“假公济私”，打着办公事的旗号为领导办私事。另一种是“假私济私”，就是借着给领导办私事的时机办自己的私事，谋个人的私利。给领导办个一，自己得个十；给领导办个十，自己得个百。“好处我得，责任你担”，借领导之名，谋个人之利。一些领导秘书“翻船”的深刻教训，值得我们认真借鉴和深思。
三、做领导间的“桥梁”
作为主要领导的秘书，职位虽然不高，但位置特殊，在协调前后任领导之间的关系、协调党政主要领导之间的关系，以及主要领导与其他班子成员的关系中，有着非常重要的作用。作用发挥得好，可以使领导之间水乳交融，即使有一些非原则性的分歧也会得到化解，大事化小，小事化了；作用发挥得不好，会使领导之间的矛盾火上浇油，无意中起到推波助澜的作用。因此，秘书必须要信守“抹事不激事”的原则，“影响团结的话要两头瞒，有利团结的事要两头传”；切不可持有“鹬蚌相争，渔翁得利”的阴暗心理。
在一个机关、组织、单位内，一般都有党委领导和行政领导，在县以上行政区域，则还有人大常委会和政协常委会的领导。这些领导围绕着同一个地区、同一个机关、单位的管理活动发生着密切的联系，秘书则要在管理层的领导成员之间的联系中工作。比如，党委办公室的秘书不仅要为党委领导服务，而且必然要和行政领导发生密切的工作接触。所以，秘书总是面对着一个地区、组织、单位的全体领导而工作，为他们提供热情、真诚的服务是秘书的角色地位所决定的。
领导成员之间，有时会有这样或那样的意见或矛盾，有的是因为认识不同而形成对某项工作处理安排的不同想法；有的是因为各人工作作风相异，造成了彼此的不和与隔阂；有的是由于工作分工而互相通气不够、缺乏了解，使得观点分歧、难以配合；有的是为了个人之间的利益得失，发生了尖锐的冲突……由于秘书人员在各组织、单位里联系上下左右，与各个部门、各位领导接触频繁，所以遇到上述情况，秘书应该积极地做工作，沟通信息，加强联络，促进协调，消除误解和隔阂，当好领导之间的媒介。只有这样，才有利于领导间的团结，有利于本组织、本单位总体目标的实现。
秘书当好领导之间的“桥梁”的具体要求有以下几方面：首先，秘书不仅要关心自己分工范围内的事项，知晓与自己直接相关的领导的工作情况，而且要关心与实现全局目标有关的各个方面工作的进展情况，努力掌握领导集体的总体工作状态。
只有了解了全局工作的需要，了解了各位领导的工作部署，才能使分管的工作与全局需要达成一致，才能主动地为领导集体服务而不至于顾此失彼，也才能在领导之间产生意见分歧时恰当地说明情况，作出合理的解释。
其次，要注意领导集体的总体工作效率，使自己的工作有助于领导间的团结。对此，秘书可建议将各领导的重复性工作合并起来，对领导安排的交叉性工作予以综合，对领导安排工作时产生的矛盾，建议以更好的措施使之趋于一致……在进行这些与领导相关的工作时，必须采用合适的、符合自己身份的方式，还要注意领导成员间的团结合作，增强领导集体的工作活力。
第三，秘书要按照领导的职责分工请示处理有关问题，不可简单地认为：反正都是领导，谁的指示我都执行。领导有权处理各自分工范围内的事情，秘书则按职责划分接受任务或请示工作。凡涉及多方面、综合性的工作事项，应请示主持全面工作的领导裁定，并向与该事项有关的各位领导通报、说明。凡专题性工作事项，秘书应请示分工主管的领导，多头请示会使自己陷于不知按哪位领导意见办才好的尴尬境地。当某领导处理与另一分管领导不一样时，应与其协商一致。
有的领导不愿与分管领导协商，直接下达指示要秘书去办并非该领导分管的事。这时秘书应向该领导建议：此事需与分管领导商量一下；或者向主持全面工作的领导报告，经其同意后，再通报分管该项工作的领导。此时，这样做已是执行主持全面工作的领导的意见了。
第四，在具体工作中，秘书应首先服从主持全面工作的领导的指挥调遣，满足其工作需要，对其他各位领导要注意同等对待，保持相对的平衡。
在工作上，应对各位领导同等协助，愉快地接受交办事项并以同样的重视、同等的努力去完成，不要厚此薄彼。在办理这些事项时最好能同步进行。当几位领导下达给秘书有关某问题的指示、决定发生矛盾时，秘书要分头做他们的工作，提醒他们尽快互相商量。要是他们都坚持己见，不能取得一致，秘书就需如实地向主持全面工作的领导汇报，以便作出裁决。
在感情上，要对各位领导同等尊重，不要对有的领导亲近，对有的领导疏远。在待遇上、生活上应同等照顾，按规定予以安排，不得自行放宽或降低标准。
最后，当领导成员之间有隔阂与矛盾，甚至发生尖锐冲突时，秘书要保持清醒的头脑，除了重大原则性的分歧外，要严守“中立”，不陷入矛盾的漩涡之中；要利用各种机会和条件，促使领导间缓解矛盾，消除隔阂，促进团结。千万不能见风使舵、偏向其中的任何一方；也不可对涉及矛盾、隔阂的问题随意传话，徒增领导间的不信任感；更不允许搬弄是非、添油加醋，使矛盾激化。秘书必须摒弃私人杂念，在产生矛盾、冲突的领导间充当“和事老”，从全局利益考虑，平衡好同各位领导的关系，避免被看成“是××的人”，这样才有利于自己顺利地开展工作、履行职责。
总之，秘书要是在充分尊重主管领导的前提下，为各位领导传达意见、通报情况、说明原因，沟通领导间的思想。
§§§第二节秘书的内部角色
领导活动的实践证明，一个组织的领导者实施管理离不开辅助力量。在我国，凡是独立的能够行使法定权力的组织、单位，都设置了秘书机构或秘书岗位。从中央到地方，各级党政机关，人民团体、军队、企事业单位都设有秘书部门，在较小的基层组织、单位，则有专职秘书人员。如果说，领导者是处于组织内的决策核心、权力中心的话，那么，秘书部门就是决策核心、权力中心的辅助力量和综合办事机构。
秘书人员在组织、单位内要发挥承上启下、联络左右的纽带作用，既要沟通领导与各职能部门、领导与组织内的干部员工的联系，又要协调各职能部门之间的关系。秘书在整个组织的工作运转中应扮演适当的角色，以促进各部门的各项工作能有条不紊、协调一致地正常开展。
在秘书的内部角色这一定位中，秘书扮演了三种重要的角色，即：作为一般工作人员的秘书、作为管理层成员的秘书和作为上下沟通媒介的秘书。
一、做好一般工作人员
秘书在组织内直接协助领导的决策、管理活动，直接接受领导的授权和指挥，对领导活动的各个方面和全部过程提供直接服务，其所处地位的重要性是显而易见的。
需要注意的是，秘书在工作中除了与领导关系密切外，还与组织内的各部门、各个层次的干部和工作人员建立经常的紧密的联系。秘书作为组织内的普通一员，作为一般的工作人员应该意识到自己和部门的其他工作人员都是为了实现组织的目标而互相配合、互相协作，齐心协力，大家有着共同的事业，有着一致的理想和追求。虽然工作有所分工，职责各不相同，但最终都是为人民服务，为群众谋利益。
因此，组织内的每个成员没有高低贵贱之分，大家在政治上、人格上完全平等，相互间是同志式关系。秘书需要和大家长期共事，需要在组织内建立起一个融洽和谐的工作环境。在互相信赖的气氛中，每个人的潜能都可以充分地发挥出来，这将会显著地提高整个组织的工作效率，当然也会提高秘书的工作效率。
毫无疑问，秘书应该自觉地遵守组织内所制订的规章制度。这些规章制度分别具体地规定了各部门的干部以及全体工作人员的工作职责、权利义务、行为规范和办事程序等。如果是党员、团员，则还要遵守党团组织的章程、纪律。秘书不能因为接近领导，经常追随领导进出工作，地位与其他一般工作人员有所不同而成为特殊人物，也必须以组织的规范约束自己。组织没有规章制度和工作纪律就会陷于混乱和瘫痪，个人不遵循组织的规范，就会言行出格，就要犯错误。即使是领导者身负责任，也必须在自己的职权范围内按规章制度来办事。秘书当然没有任何特权和理由违反组织内的规章制度。
二、当好管理层成员
领导身处于管理层的核心，对涉及全局的重大事情进行决策、指挥、发号施令。秘书部门附属于领导，秘书在管理层工作，协助领导实施管理，主要以向领导提供全面的、高效的优质服务为己任。秘书学属于管理科学的范畴。在西方国家，秘书是属于“白领”阶层的，因为他们一般不从事体力劳动。在我国政府机关，秘书是属于干部系列，虽然有时也要付出一定的体力劳动，但其主要从事脑力劳动，要运用自己的智慧和才能出谋献策，为领导办事。
强有力的领导和精明能干的秘书会形成一个有机的整体。
以往在有些人的心目中，秘书只是做一些文字的抄写、文件的收发、跑跑腿、接接电话等工作。但随着改革开放形势的深入发展，旧的思想观念必须更新，传统的工作方式、方法必须转变。秘书除了文件的处理、收发传递信息、根据领导意图提供服务以外，还应多为领导出主意、想办法，综合处理反馈信息，主动服务，把工作做在前面，采用科学的方法和手段搞好秘书工作，争取成为领导的“智囊”和“外脑”。从单纯事务工作者转变为既要处理好事务，更要辅佐领导正确地作出决策，在管理活动中替领导拾遗补缺，成为管理层中不可忽视、不可缺少的一种角色。
由于秘书所扮演角色的特殊性及其在管理层所发挥的重要作用，秘书要努力学习，踏实勤奋地工作，经受实践的锻炼和考验，使自己在思想水平、政策修养、学识才能等方面适应形势发展的需要。秘书还应当注意自身的形象。工作岗位越是重要，其表现好坏的影响越是广泛，就越是要严格要求自己，时时处处用角色规范衡量自己的言行。秘书要努力学习马列主义，掌握党的方针政策，懂得用辩证唯物主义和历史唯物主义的世界观和方法论观察分析现实中的各种实际问题。要头脑灵活、思路敏捷、办事干练，还要具备很强的写作能力和语言能力，具有丰富的现代科学文化知识和操纵现代化办公设备的本领。
由此可见，不是随便什么人都可以来担任秘书工作的，只有在德、才、学、识诸方面均具备良好素质的人才能肩负起这一辅助性的管理工作，扮演好秘书这一角色。
秘书接近领导，受命于领导，经常被人看做领导者的代表，其言行和举止往往被人视为领导意图的体现，格外引人注意。秘书的工作表现关系到领导的威信和组织的声誉。一个好秘书产生的良好影响可为工作和事业的开拓换来有利的条件和机会，一个不称职的秘书造成的不良影响比一个普通工作人员因失误而造成的影响要大得多。秘书常与领导在一起，了解情况多，掌握机密多，要想利用职务之便满足自己的私欲是不难的。如果打着领导的旗号办私事就更为方便了。事实上，也确实存在别有用心者以物质和金钱诱惑、利用秘书的情况。秘书必须有清醒的角色意识，洁身自好，廉洁奉公。任何时候、任何场合都要摆正自己的位置，不越权、不渎职，严守本分，一不能打着领导旗号要下面办这、办那，二不能私自代领导打白条，三不能利用职务之便和手中的权力假公济私、化公为私、损公肥私。
秘书是幕后管理人员：写成的文稿总以组织或领导的名义发出；为会议能顺利举行要做大量准备工作，而会议举行时，在台上演讲、作报告的是领导；深入地调查研究，广泛地收集信息资料，向领导提供决策方案，领导采纳以后，人们多想到领导的作用，很少了解秘书所付出的辛勤劳动。秘书长期默默无闻地工作，应该具备甘当无名英雄的思想境界。那些热衷于“表现自我”的人是做不好秘书工作的。如果与领导一起出现在公众面前，秘书要注意不喧宾夺主，不应突出自己，不抢镜头，要选择适当的位置，细致周到地做好服务工作。担任秘书工作的人在经济收入、社会地位、生活条件等方面都并不优裕，相对其他工作岗位而言可以说是比较差的。勤勤恳恳、埋头苦干、不慕虚名、不讲索取、牺牲自我、一心奉献甘居幕后英雄的秘书，是能赢得领导和群众赞赏的。
三、充当好上下沟通的媒介
秘书工作的一项重要内容，就是当好领导和各职能部门、上级和下级之间的媒介，发挥信息沟通的重要作用，这也是发挥参谋、助手作用，辅助领导决策和管理的需要。无论是为领导服务，还是为各部门服务，都要求秘书做好上情下达和下情上达的工作。准确、及时地传递信息，有助于领导与各部门根据信息作出决定，采取行动，执行命令，提高工作效率和工作质量。
有些秘书部门往往认为自己服务的仅仅是领导，只热衷于向领导提供信息，提建议，做参谋；不重视为各职能部门，为下级竭诚服务，让他们也能及时掌握信息，了解情况，理解、领会上级的指示精神。这样的服务是不全面的服务，也不会产生多大的效果，到头来也必然影响对领导的服务质量。秘书要成为上下级的良好媒介，应当在领导和下属部门、单位之间进行双向的信息传递和交流，防止信息的单向流动和中断，克服工作中的“中梗阻”状态，使得上下级之间互相了解、互相配合，关系融洽顺畅。那样，组织内就会出现团结、合作、奋进的气氛，激励组织内成员发挥出积极性和创造性。
秘书应该是各部门联系的纽带，促使各部门之间相互沟通，让他们既知道上级有什么重要指示，又了解其他部门有什么重要情况，做到心中有数，保持协调。遇到涉及几个方面、几个部门的工作，部门之间互相推诿，久拖不决的情况，秘书就需汇集情况、动态，向领导报告。在领导授权下，秘书要做牵头人，找有关部门共同协商研究，找出解决的办法。问题解决以后，再由秘书将结果向领导汇报。
