正因为秘书的人际关系具有上述特征，所以秘书不能利用自己与各方人士的广泛联系来进行满足个人利益的活动，不能将公务活动与私人交易搅和在一起。在商品经济不断发展的时期，秘书必须秉公办事，待人接物以是否有利于公务为准，杜绝市侩作风。秘书也不能以与他人的性格、气质、兴趣爱好、思维方法是否相近而决定是否与之建立和发展人际关系。在私人交往中，感情不合，话不投机可以不再进一步来往；而公务活动中，不能由于交往对方并非知己，情趣不合或不喜欢对方而中止交往。秘书应当自觉地调节自己的交往行为，适应对方的习惯，继续保持与之接触和来往，主动、积极地改善并发展双方的关系，即交往行为不以个人的意志和愿望为转移。总之，秘书的人际关系应属于健康的、正常的工作关系，同社会上一度盛行的不正之风、搞庸俗的关系学是完全不同的两回事。
二、如何处理人际关系
秘书在处理人际关系时，应注意遵循以下有关原则。
（一）平等待人原则
秘书与领导、同事、群众在政治上是同志关系。虽然职务分工不同，但人格上是完全平等的。无论对上司还是下属，对同事还是来访者，都要一样地予以尊重。对上不必卑躬屈膝，对下不要趾高气扬，要想获得别人的尊重，就得先尊重别人。
（二）谦虚谨慎原则
秘书切不可以领导自居，言谈举止旁若无人，所到之处指手画脚，对别人随意训斥批评，以至于贻误工作，处处碰壁。秘书只有谦虚谨慎，才能团结更多人，才能赢得大家的信赖、支持。只有谦虚谨慎，才能接受别人的宝贵意见，不至于闭目塞听，一意孤行，遭受挫折。只有谦虚谨慎，才能永不满足已有的成绩，不断进取。
（三）自知之明原则
秘书要正确地认识自己、评价自己，应有自知之明。自我评价过高，妄自尊大，遇事总想“自我表现”一番，当客观环境不允许时就会产生压抑的心情，为表现自己而不能正确处理与领导的关系。受批评时也就会不理解、不服气。若秘书的自我评价过低，妄自非薄，就会丧失信心，缺乏进取心，形成自卑感，不敢大胆工作，不敢与人交往，不能胜任自己的职责。因此，秘书应正确认识自己，要有自知之明。
（四）办事公正原则
处理问题应坚持原则，公正无私。要用统一的尺度去衡量同一类型的人或事物，不能对亲者严，对疏者宽，在判断是非时不可掺杂自己感情的好恶。在消除矛盾、协调关系时，既不偏袒谁，也不有意贬抑谁，这样才能被各方看成是公平的仲裁者。秘书要能充分地听取和理解每一方面的意见，在向一方转述另一方意见时，不能歪曲、走样。这样做久而久之，秘书便可成为被各方信得过的人。
（五）对人宽容原则
秘书应当胸怀宽广，严于律己而宽以待人，不过分计较别人在性格、知识、修养、能力等方面的缺点。不能以自己的长处去对照别人的短处，而要多让别人发挥优势，肯定别人的成绩，取人之长，补己之短。与别人合作中，把方便让给别人，把困难留给自己。取得成绩时，不与人争功，遭受挫折时，多承担些责任。有时面对种种误解、埋怨、冷嘲热讽，难以一一解释说明，只能顾全大局，委曲求全。日久知人心，时间久了，领导、同事、群众自会明白。宽容并非懦弱和缺乏主见，而是具有自信、品德高尚和善于与人相处共事的表现。宽容的秘书往往能将原则性与灵活性有机地结合在一起，更好地实现工作目标。
（六）讲信用原则
秘书在与他人交往时，必须讲信用。只有讲信用的秘书才能受到欢迎和敬重。讲信用就是要求做到不说假话，不欺骗愚弄别人，对自己的言行负责，以自己对他人的信任换得他人对自己的信任。
秘书应当遵守诺言，实践诺言，说好的就要做到，不可随便失约、毁约、食言负人。讲信用是真实、忠诚的一种外在表现，人无信不立。“言必信，行必果”也是秘书应该恪守的一条古训。言而无信，出尔反尔，自相矛盾，只会招致别人的鄙夷和唾弃，斩断与他人之间的联络纽带，使自己陷于孤立无援的境地。
（七）自我控制原则
秘书要在人际关系交往中学会控制自己的情绪，调节自己的行为。在任何时候、任何情况下都要保持冷静、镇定。当遇到对方态度反常、情绪激动，甚至大发脾气时，秘书不能跟着一起头脑发热，感情用事，而要以理智的头脑克制、约束自己的言行。先设法稳定对方的情绪，然后告之自己的意见，心平气和地与之交换看法。以理服人，切不可有意无意地刺激对方，使矛盾激化，把问题弄僵，须知恶劣的情绪会伤害别人，也影响自己。与之相反，稳定、乐观的情绪能产生自信和力量，并能感染对方，进而与对方携手并肩，共同克服种种困难。
三、建立良好的人际圈
为了建立良好的人际圈，秘书除了需要遵循处理人际关系的一些基本原则外，还应注意通过一些行之有效的途径来加强自己与社会各方的来往、沟通和合作。
（一）克服自卑感、羞怯感，使人际关系和谐
自卑感、羞怯感便是处理人际关系中的典型心理障碍。有些人性格内向，不善言辞，怕与人交往，在大庭广众面前显得紧张、慌乱，在某些领导面前点头哈腰、唯唯诺诺，在众目睽睽之下噤若寒蝉，这些都对秘书认识现实，开展工作，了解对方，表白自己有着不良的影响。秘书应在思想上做好开放、全方位活动的准备，增强与人广泛交往的勇气。在实践中培养、锻炼交际能力，努力改变所存在的弱点，转弱为强。妒嫉心是另一种心理上的障碍。因别人取得成绩，受到表扬，得到重用而给自己带来紧张、焦虑的心情和偏激的言行，会影响原有和睦融洽的关系。秘书要消除这一消极情绪，就需正视与别人的差距，发掘自己身上的潜能，依靠自己的努力改变现状、赶超对方，在友好的气氛中竞争，在竞争过程中大家能迅速提高工作水平，同时还可以发展彼此间的关系和友谊。
（二）塑造美好的自身形象与魅力，产生对他人的吸引和影响
秘书要努力培养高尚的品质、情操，广博的知识，出色的工作能力，即以自己完美的人格和聪明才智去吸引人、影响人。这比那种单凭担任较高的职务具有较大权力的影响要更为持久，更加有效。品质高尚的人受大家敬重，品质不好者即使能说会道也会被人嗤之以鼻；聪明能干的人为大家所钦佩，大家都乐意与之交往；知识广博的人会产生心理磁力，容易取得人们的信任。所以，秘书应认真塑造美好的自身形象，在看似普通的岗位上做出显著的成绩，对社会作出积极的贡献。这样就必然赢得周围人的尊敬和高度评价，引起大家的兴趣和注意，使大家在头脑中产生与这样优秀的秘书来往、交流的强烈欲望。在持续不断的交往过程中，秘书还可以凭借自身具备的优良素质和与他人之间形成的互补互利的关系，促使彼此间合作得更顺利、更默契。而自身素质和形象欠佳的人，不能给别人提供什么帮助，他和别人的联系就难以巩固和持久。
（三）增强交往频率，与各层次工作人员建立首属的人际关系
由于人与人之间利益关系不同，需要程度不同，吸引程度不同，所以会造成相互关系在交往频率上的差异。交往频率高，关系密切的称为首属关系；交往频率低，关系疏远的称为次属关系。首先，秘书要与领导建立首属的人际关系，通过增加交往的频率，秘书可以更多地取得领导的支持与理解，或是更好地接受领导的思想和行为的影响，主动地予以配合。双方在大量的信息和情感的交流中越来越了解对方，也越来越亲近，使工作上的不和谐、不协调自然地得到调整和改善。其次，秘书要尽力与基层人员和有业务往来的有关人员建立首属的人际关系。因为这能提高秘书工作的效率和质量。比如一个有首属人际关系的秘书与一个仅有次属人际关系的秘书在信息收集和信息反馈活动中所体现出来的价值大不一样。首属关系的建立对于畅通信息渠道，提高信息的准确性、有用性和时效性均有十分明显的作用。这里需要指出的是：秘书除了以角色身份与有关人士进行思想和信息的交流、沟通之外，还需以非角色身份出现与各方人士进行情感的交流与沟通。没有情感的人际角色关系在现实生活中是不存在的。譬如在上下班途中一起谈心，午间就餐、休息时一道闲聊，别人生病时去医院探望，同事家中遇到困难时登门拜访表示慰问、关心，等等，这样做往往能有效地缩短彼此的心理距离，气氛会显得亲切、活泼、无拘无束。另外，通过扩展自己多方面的兴趣爱好与他人建立、沟通感情也不失为一种可行的方法，兴趣爱好的一致会引起心理上的共鸣，心理共鸣则导致角色距离的淡化，从而产生相互交往的积极意愿。可见，利用情感交流、沟通的机会来融洽首属人际关系，常能达到事半功倍的效果。
（四）培养交往中的个人风度，展现自己的内在学识和修养
秘书的学识、修养、智慧、品质是内在的，其风度包括言谈、举止、服饰、仪态则是外露的。秘书应当追求这两方面完美、和谐的结合。语言要文明、有礼、简洁得体，多用敬语，切忌粗俗的脏话，不能随心所欲地冲撞、冒犯别人；行为举止要从容不迫，有条不紊，落落大方，切忌放肆或拘谨；衣着服饰要整洁朴实，格调高雅，切忌蓬头垢面，邋遢不洁；仪态既要端庄，又要随和，略带真诚的微笑，给人以亲切感，切忌虚假、做作，也不可使人望而生畏。一个不拘小节的秘书不会赢得人们的好感，一个具有健康、高雅风度的秘书能够增进其与他人的良好关系，提高其工作的有效程度。因此，秘书要加强自身修养，努力培养良好的审美情趣，调节和控制自己的不良习惯，经常检点和反省自己的言行，体现出自己内在的丰富和美好，始终给人以文明有礼的好印象，在此基础上顺利地开展愉快有益的人际交往。
